Comprar pronto ou mandar fazer: como decidir antes de gastar
Equipe Rampex
Compre pronto quando o processo da empresa pode se adaptar ao software sem prejuízo, e mande fazer quando o processo é justamente o que diferencia a empresa. O fator que mais muda o resultado não é o preço nem a tecnologia: é o tamanho do escopo. Projeto pequeno termina bem com frequência muito maior do que projeto grande, então a decisão útil quase sempre é cortar escopo antes de escolher fornecedor.
A empresa testou três sistemas de prateleira. Um não faz o cálculo do jeito certo, o outro obriga a mudar um processo que funciona, o terceiro faz tudo e custa mais que a operação inteira.
Aí aparece a ideia de mandar fazer. E aí aparece a pergunta que trava a decisão por meses: vale?
Este artigo é o critério, e ele começa por um dado que muda a conversa de lugar.
O que mais decide o resultado é o tamanho
Antes de comparar fornecedor, vale saber o que a pesquisa da área aponta como fator dominante.
Os relatórios CHAOS, do Standish Group, acompanham resultado de projeto de software há três décadas. A taxa geral de sucesso medida em 2020 foi de 31%. O detalhe que importa é a quebra por tamanho: projeto pequeno chega perto de 90% de sucesso, e projeto grande fica abaixo de 10%.
A McKinsey, com o centro de gestão de grandes programas de Oxford, estudou mais de 5.400 projetos de TI e achou o mesmo padrão pelo outro lado: em média, 45% acima do orçamento, 7% acima do prazo, entregando 56% menos valor do que o previsto. Cada ano adicional de projeto acrescenta cerca de 15% ao estouro.
Duas ressalvas de escopo, para o número não ser usado errado: o estudo da McKinsey é de 2012 e só considera projetos com orçamento acima de US$ 15 milhões. Nenhum leitor deste texto está nessa faixa. O que se aproveita dele não é a magnitude, é a direção: quanto maior e mais longo, pior o resultado, de forma consistente.
Isso reposiciona a pergunta. Antes de decidir entre comprar e mandar fazer, corte o escopo até ele caber em algo curto. A decisão fica mais fácil e o resultado melhora nos dois caminhos.
Quando comprar pronto ganha
Software de prateleira é mais barato, existe hoje e já foi testado por milhares de empresas. Ele ganha quando:
- O processo não é o diferencial da empresa. Folha de pagamento e emissão fiscal seguem a mesma lei para todo mundo. Fazer diferente não gera vantagem.
- A empresa pode se adaptar ao software. Se o jeito da casa é hábito e não vantagem, mudar o hábito sai mais barato que mudar o software.
- O volume ainda é baixo. Pagar licença enquanto o negócio é pequeno custa menos que manter código próprio.
- Você precisa disso funcionando este mês. Prateleira entrega em dias.
Quando mandar fazer ganha
- O processo é o que a empresa vende. Se a forma de operar é o motivo de o cliente escolher você, encaixá-la num sistema genérico apaga a vantagem.
- A adaptação do pronto já virou gambiarra. Três planilhas paralelas e duas integrações manuais custam mais do que parecem, e o custo é recorrente.
- A soma das licenças passou do custo de construir. Isso acontece mais cedo do que a maioria imagina quando o número de usuários cresce.
- O dado precisa sair de onde está. Depender de exportação manual de outro sistema é um risco que não melhora sozinho.
O custo que não aparece na proposta
Proposta de desenvolvimento mostra o custo de construir. O custo real é o de manter, e ele é recorrente.
| Item | Prateleira | Sob medida |
|---|---|---|
| Custo inicial | Baixo | Alto |
| Custo recorrente | Licença por usuário, sempre | Hospedagem e manutenção |
| Mudança de regra do negócio | Espera o fornecedor, ou não vem | Você decide a prioridade |
| Mudança de lei | Vem incluída | É trabalho seu |
| Sair do fornecedor | Depende da exportação que ele oferece | O código é seu |
| Quem conhece o sistema | O mercado inteiro | Quem construiu |
A última linha é a mais subestimada. Sistema sob medida sem documentação e sem mais de uma pessoa que o entenda é um risco concentrado, e ele cresce com o tempo em vez de diminuir.
Como decidir em uma tarde
- Escreva o processo que nenhum sistema pronto atende. Um só, o mais crítico. Se você não conseguir escrever, a resposta é comprar pronto.
- Pergunte se ele é vantagem ou hábito. Vantagem é algo que o cliente percebe e valoriza. Hábito é o que a casa sempre fez. Só vantagem justifica construir.
- Some o custo de licença dos próximos 36 meses, com o número de usuários que você espera ter, não o de hoje.
- Liste as gambiarras atuais e estime as horas por mês que elas consomem. Multiplique por 36.
- Corte o escopo pela metade. Depois corte de novo. O que sobrou é o que deve ser construído primeiro, e o dado do Standish é o motivo.
- Compare o custo de construir o que sobrou contra a soma dos passos 3 e 4.
Se depois de cortar duas vezes o escopo ainda for grande, o projeto não está pronto para começar. Falta decidir o que não vai ser feito.
O meio-termo que quase ninguém considera
A escolha raramente é entre os dois extremos. Existe um caminho no meio que resolve boa parte dos casos: manter o sistema de prateleira para o que é padrão e construir só a peça que falta, conectada a ele.
Folha, fiscal e contábil continuam no sistema pronto, que já acompanha a lei. O que é específico do seu negócio vira um sistema pequeno ao lado, que conversa com ele.
Isso mantém o escopo pequeno, que é exatamente onde a chance de terminar bem é alta.
Nota de transparência. As estatísticas citadas vêm do Standish Group e do estudo da McKinsey com Oxford, ambos linkados, com as ressalvas de escopo declaradas no texto. A Rampex não publica prazo médio, custo médio nem número de projetos entregues, e este artigo não apresenta nenhum como se publicasse. Quando essa base estiver consolidada, ela entra aqui e a data de atualização muda.